چگونه یک تحلیل شغلی انجام دهیم

تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است که برای جمع آوری اطلاعات در مورد وظایف، مسئولیت ها، مهارت های لازم، نتایج و محیط کاری یک شغل خاص استفاده می شود. برای جمع‌آوری شرح شغل، که نتیجه خروجی مکرر تجزیه و تحلیل شغل است، تا حد امکان به داده‌های بیشتری نیاز دارید.

اگر اطلاعات مهم را از دست بدهید، ممکن است در نهایت به یک کارمند به اشتباه پرداخت کنید و در نتیجه باعث نارضایتی و ناراحتی کارمندان شوید. یا می توانید به طور ناخواسته کارمندی را استخدام کنید که فاقد مهارت ضروری برای انجام کار است.

تجزیه و تحلیل شغل، مسئولیت های یک شغل را به عملکردهای اصلی لازم برای انجام موفقیت آمیز کار تقسیم می کند. تجزیه و تحلیل شغل در ارائه یک نمای کلی از الزامات اساسی هر موقعیت مفید است.

نتایج اضافی تجزیه و تحلیل شغل عبارتند از:

·        تهیه برنامه های جذب و استخدام کارمندان،

·        پست ها و تبلیغات موقعیت و

·        برنامه ریزی توسعه عملکرد در سیستم مدیریت عملکرد شما

·        تجزیه و تحلیل شغل ابزار مفیدی است که می توانید از آن برای پر کردن هر یک از این فرآیندها برای موفقیت در استخدام استفاده کنید.

نحوه انجام تجزیه و تحلیل شغل

فعالیت های خاصی به شما کمک می کند تا یک تحلیل شغلی موفق داشته باشید. تجزیه و تحلیل شغل ممکن است شامل فعالیت های زیر باشد:

1. بررسی مسئولیت های شغلی کارکنان فعلی.

بسیار مهم است که از کارکنان واقعی که کار را انجام می دهند بپرسید که هر روز در محل کار چه می کنند. اغلب، منابع انسانی و مدیریت (به ویژه مدیریت ارشد) هیچ ایده ای ندارند که وظایف روزانه هر شغل خاصی را شامل می شود. آن‌ها ممکن است خروجی را ببینند، اما نمی‌دانند چه اقدامات و رفتارهای کاری برای کارمندی که آن را تولید می‌کند، انجام می‌دهد.

اگر از شما خواسته شد که مسئولیت‌های فعلی خود را برای تجزیه و تحلیل شغل فهرست کنید، اطلاعاتی را که ارائه می‌دهید کامل کنید. فقط نگویید "گزارش های ماهانه تولید می کنید." بگویید که «داده‌ها را از شش بخش مختلف جمع‌آوری می‌کنید، با استفاده از ابزار دسترسی طراحی‌شده سفارشی که من ایجاد و نگهداری می‌کنم، صحت داده‌ها را بررسی کنید، و غیره، و غیره، و غیره». اگر جزئیات را کنار بگذارید، آنها ممکن است فکر کنند که گزارش شما توسط دکمه ای ایجاد شده است که شما ماهی یک بار برای تولید آن را فشار می دهید.

اطمینان حاصل کنید که وظایف روزانه خود را با جزئیات کافی شرح داده اید تا سازمان شما بتواند یک کارمند جدید واجد شرایط را استخدام کند که توانایی انجام صحیح کار را دارد.

2. انجام تحقیقات اینترنتی و مشاهده نمونه شرح وظایف به صورت آنلاین یا آفلاین با برجسته کردن مشاغل مشابه.

در حالی که شما هرگز نمی خواهید شرح شغل شرکت دیگری را کپی کنید، مشاهده چندین مورد برای نوشتن شرح شغل خود مفید است.

می‌توانید با جستجوی «[عنوان شغل] نمونه شرح» نمونه‌های شرح شغل را بیابید یا می‌توانید به آگهی‌های شغلی برای موقعیت‌هایی که شرکت‌ها در حال حاضر استخدام می‌کنند نگاه کنید. همچنین می توانید به لینکدین نگاه کنید تا ببینید افراد چگونه دستاوردهای خود را در یک شغل توصیف می کنند.

همچنین می توانید شرح وظایفی را که در سایت هایی مانند Salary.com یا Payscale.com درج شده است، مشاهده کنید. تمام این جستجوها می تواند به شما کمک کند تا بفهمید که چگونه تجزیه و تحلیل شغل را بیان کنید و به شما کمک کند وظایف و مسئولیت هایی را که ممکن است فراموش کرده اید یادآوری کنید.

3. تجزیه و تحلیل وظایف کاری، وظایف و مسئولیت هایی که کارمندی که این موقعیت را پر می کند باید انجام دهد.

هر شغلی در یک شرکت بهینه نیست. ممکن است وظایفی را بیابید که انجام نشده یا پروژه های مهمی که باید از یک بخش به بخش دیگر منتقل کنید. ممکن است کارهایی را کشف کنید که شغل دیگری با موفقیت و راحتی بیشتری انجام می دهد.

هنگامی که در حال انجام تجزیه و تحلیل شغل هستید، مطمئن شوید که به نیازهای شرکت و هرگونه مسئولیت واگذار نشده یا غیرمنطقی توجه کرده اید. سپس، با مدیریت کار کنید تا وظایف مناسب را به تجزیه و تحلیل شغلی مناسب اضافه کنید.

4. تحقیق و به اشتراک گذاری با سایر شرکت هایی که مشاغل مشابه دارند.

گاهی اوقات شرکت ها با خوشحالی اطلاعاتی در مورد شرح وظایف خود به اشتراک می گذارند. همچنین شرکت های بررسی حقوق و دستمزد وجود دارند که می توانید مشاغل خود را با توضیحات آنها مطابقت دهید و اطلاعات حقوق را به اشتراک بگذارید. اما، آنها همچنین می توانند به شما کمک کنند تا بفهمید چه چیزی را در شرح شغل خود بگنجانید.

5. مهم ترین نتایج یا مشارکت های مورد نیاز از موقعیت را بیان کنید.

گاهی آنقدر درگیر کارها می شوید که فراموش می کنید به نتایج مورد نیاز نگاه کنید. به عنوان مثال، اگر گزارش مورد نیاز باشد، تمام جمع آوری و ممیزی داده ها بدون تجزیه و تحلیل و گزارش نهایی بی ارزش است.

گاهی اوقات، می توانید حفره های سازمان خود را شناسایی کنید و با انجام تجزیه و تحلیل شغل راهی برای پر کردن آنها بیابید. وظایفی که مثلاً باید انجام شود به هیچ کارمندی محول نمی شود. یا، یک شغل، وظایفی بیش از هر فردی دارد که بتواند انجام دهد.

هرچه بتوانید اطلاعات بیشتری جمع آوری کنید، نوشتن واقعی شرح شغل را آسان تر خواهید یافت. نیازی نیست نگران زبان زیبا باشید. شما یک شغل کاربردی می خواهید